Abogado de gestión societaria en Santa Cruz de Tenerife
La gestoría lleva los números. Alguien tiene que llevar la sociedad.
Gestión jurídica continua para sociedades de Tenerife, del norte al sur de la isla: lo que la contabilidad no cubre y la ley sí exige.
Lo que la gestoría no hace (y nadie te ha dicho)
En Tenerife, como en casi toda España, la mayoría de las pymes confían su día a día a una buena gestoría. Llevan la contabilidad, presentan los impuestos y preparan las cuentas. Es un trabajo imprescindible, pero no cubre la parte jurídica de la sociedad. Quién puede cobrar como administrador y con qué base, cómo se documenta que la sociedad alquile el local de un socio, si el libro de socios refleja quién es dueño de qué o si los poderes que firmó el antiguo gerente siguen vivos.
Esas cuestiones no dan problemas durante años. Los dan de golpe, cuando entra un socio, se vende la empresa, fallece el fundador o llega una inspección o un pleito. La gestión jurídica de la sociedad consiste en tenerlas resueltas antes de ese día. Somos un despacho de Derecho Mercantil con sede en Madrid y llevamos el derecho societario de empresas de toda la isla, desde Santa Cruz y La Laguna hasta las sociedades del sur, en remoto y coordinados con su gestoría.
El administrador que cobra sin que los estatutos lo digan
Es el error que más encontramos al revisar sociedades. La Ley de Sociedades de Capital establece que el cargo de administrador no se retribuye, salvo que los estatutos digan lo contrario y fijen el sistema de remuneración, por ejemplo una asignación fija, dietas, participación en beneficios o retribución variable. Además, la junta tiene que aprobar el importe máximo anual para el conjunto de administradores.
Muchas sociedades familiares tinerfeñas pagan al socio que administra desde hace años sin que nada de eso conste. Mientras todos están de acuerdo, no pasa nada. Pero si un socio minoritario discute las cuentas o la sociedad se vende, esa retribución sin base estatutaria es un punto débil evidente. Ponerla en orden exige modificar los estatutos y aprobar el importe en junta, algo sencillo si se hace con tiempo.
Cuando la sociedad hace negocios con sus propios socios
En la isla es muy habitual que el local donde funciona el restaurante, la nave del polígono o los apartamentos que gestiona la sociedad sean propiedad de uno de los socios o de su familia. También que un socio preste dinero a la sociedad, o que la sociedad avale sus deudas. Todo eso es legal, pero tiene reglas.
El administrador tiene un deber de lealtad que le impide, como norma general, hacer transacciones con la sociedad en su propio beneficio o en el de personas vinculadas a él. La sociedad puede dispensarlo en casos concretos, y en algunos supuestos, por la cuantía o la naturaleza de la operación, esa autorización tiene que darla la junta. A la vez, el socio no puede votar en la junta los acuerdos que le liberan de una obligación, le conceden un derecho, le facilitan asistencia financiera o le dispensan de su deber de lealtad.
Y si la sociedad es unipersonal, los contratos entre el socio único y la sociedad tienen que constar por escrito y transcribirse a un libro registro específico. Es un libro que muchas sociedades de un solo socio no saben que deben llevar.
Qué incluye la gestión jurídica de tu sociedad
Lo ajustamos al tamaño de cada empresa. Estas son las tareas que más se repiten a lo largo del año.
Juntas y actas
Convocatoria en la forma que dicen los estatutos, orden del día, acta y certificaciones de los acuerdos.
Libros obligatorios
Libro de actas, libro registro de socios y, si procede, el de contratos del socio único, al día y legalizados.
Cargos y poderes
Nombramientos, ceses, renovaciones y revocación de poderes que ya no deberían existir.
Operaciones vinculadas
Contratos entre la sociedad y sus socios o administradores, documentados y aprobados como exige la ley.
Transmisiones de participaciones
Ventas, donaciones y herencias reflejadas en el libro registro y comunicadas a quien corresponda.
Titularidad real
Identificar y mantener actualizada la información sobre quién controla la sociedad.
El calendario que no se puede saltar
Si el ejercicio coincide con el año natural, los administradores deben formular las cuentas anuales antes del 31 de marzo, es decir, dentro de los tres meses siguientes al cierre. La junta ordinaria tiene que reunirse en los seis primeros meses para aprobarlas. Y en el mes siguiente a la aprobación hay que depositarlas en el Registro Mercantil de Santa Cruz de Tenerife.
Ese último paso es el que más se retrasa, y tiene una consecuencia seria. Mientras una sociedad no deposita sus cuentas, el Registro no inscribe ningún documento suyo, con contadas excepciones como el cese de administradores o la revocación de poderes. Es lo que se conoce como cierre registral, y suele descubrirse cuando la sociedad quiere nombrar un administrador nuevo o ampliar capital y no puede.
Fuera de ese calendario, la ley exige que los libros de actas y de socios se legalicen cada año. Nosotros llevamos el control de fechas y te avisamos antes de que llegue cada plazo.
Sociedades del sur con dueños que no están en la isla
En municipios como Adeje, Arona o Granadilla de Abona hay muchas sociedades que explotan apartamentos, restaurantes o negocios de actividades y cuyos socios viven buena parte del año en su país. Para ellas, la gestión societaria a distancia no es un lujo sino una necesidad. Les preparamos la junta para que se pueda celebrar por videoconferencia si los estatutos lo permiten, enviamos la documentación en el formato que pide la ley y dejamos firmadas las actas por medios electrónicos.
Cuando el administrador no reside en España, conviene además revisar quién firma en la isla las cuestiones del día a día y con qué poderes, para que la empresa no se pare cada vez que hay que firmar algo. Si la distancia ha acabado en desacuerdo entre los socios, el siguiente paso lo explicamos en conflictos entre socios en Santa Cruz de Tenerife.
Cuando fallece un socio, la sociedad también tiene trámites
En una empresa familiar, el fallecimiento del fundador es el momento en que más se nota si la sociedad estaba en orden. Por ley, quien hereda participaciones se convierte en socio. Los estatutos pueden, sin embargo, dar a los socios que quedan, o en su defecto a la sociedad, un derecho a adquirir esas participaciones por su valor razonable a la fecha del fallecimiento, que debe ejercitarse en un plazo máximo de tres meses desde que se comunica la herencia a la sociedad.
Mientras la herencia no se reparte, las participaciones pertenecen a todos los herederos a la vez. La ley les obliga a designar a una sola persona para ejercer los derechos de socio, de modo que en la junta vota uno en nombre de todos. Si los herederos no se ponen de acuerdo en quién, la sociedad puede quedarse sin mayorías durante meses.
Nuestro papel en ese momento es práctico. Revisar qué dicen los estatutos, comunicar lo que corresponda, anotar a los nuevos titulares en el libro registro de socios cuando acrediten su derecho y preparar una junta en la que la empresa pueda seguir decidiendo. Si la sucesión abre un desacuerdo entre herederos, mejor tratarlo pronto que dejar que se enquiste.
¿Hace años que nadie mira los estatutos, los libros y los cargos de tu sociedad? Empecemos por ahí
De la revisión al mantenimiento
Revisión de partida
Pedimos la hoja registral, los estatutos, los libros y las últimas cuentas, y te entregamos una lista de lo que está bien, lo que falta y lo que es urgente.
Puesta al día
Resolvemos lo pendiente por orden de riesgo: cuentas sin depositar, cargos caducados, retribuciones sin base o libros sin legalizar.
Acompañamiento anual
Calendario de obligaciones, preparación de juntas y una persona a la que preguntar antes de firmar algo que afecte a la sociedad.
Lo que nos preguntan sobre la gestión de sociedades en Tenerife
¿Esto no lo hace ya mi gestoría?
En parte. Muchas gestorías preparan y depositan las cuentas. Lo que no suelen revisar es la base jurídica de lo que se hace, como la retribución del administrador, las operaciones con socios o la validez de las convocatorias. Trabajamos coordinados con ellas.
¿Qué pasa si mi sociedad lleva años sin depositar cuentas?
Hay que depositar los ejercicios pendientes para levantar el cierre registral. Además, la sociedad puede enfrentarse a una sanción administrativa. Cuanto antes se regularice, mejor.
¿Puede un abogado de Madrid llevar la gestión de una sociedad de Tenerife?
Sí. Casi todo se tramita de forma electrónica, desde la legalización de libros hasta el depósito de cuentas, y las juntas pueden celebrarse a distancia si los estatutos lo permiten.
¿El cargo de administrador caduca?
En una sociedad limitada, el administrador ejerce su cargo por tiempo indefinido, salvo que los estatutos fijen un plazo. En una anónima el plazo no puede superar seis años. Si tus estatutos fijan un plazo y ha vencido, el cargo puede estar caducado y conviene renovarlo cuanto antes.
Mi socio y yo somos los únicos administradores. ¿Necesitamos actas?
Sí. Cada acuerdo de la junta tiene que constar en acta, aunque solo seáis dos. Sin actas no hay forma de acreditar qué se decidió.
Mercedes Batanero, abogada mercantilista
Llevo la parte jurídica de sociedades pequeñas y medianas de toda España, muchas de ellas familiares. Con empresas de Tenerife lo hago a distancia, con el mismo seguimiento que tengo con las de Madrid.
Mi objetivo es que, el día que alguien pida ver los papeles de tu sociedad, estén todos y digan lo que tienen que decir.
Colegiada ICAM 138229.