Abogado de gestión societaria en Sevilla
Una sociedad que no hace ruido también tiene que cumplir. Y suele ser la que menos lo hace.
Llevamos la vida jurídica de sociedades familiares, patrimoniales y pymes de Sevilla: el calendario anual, las juntas, los libros y lo que hay que inscribir.
La sociedad que solo guarda la finca también tiene obligaciones
Muchas sociedades sevillanas no venden nada a nadie. Existen para tener una finca de olivar, unos locales en el centro o las participaciones de la empresa familiar, y se crearon hace años por consejo de un asesor. Como no tienen actividad diaria, se van olvidando: la junta no se convoca, las cuentas no se depositan, el administrador que figura en el Registro es el abuelo que falleció hace tiempo.
El problema aparece cuando hay que hacer algo: vender la finca, repartir la herencia, pedir un préstamo o nombrar un nuevo administrador. Entonces se descubre que la sociedad tiene la hoja registral cerrada, que faltan años de actas y que nadie puede firmar con poderes vigentes. Ordenar todo eso lleva semanas, y a veces meses.
Nos ocupamos de que eso no pase, o de arreglarlo si ya ha pasado. Trabajamos con sociedades de Sevilla desde Madrid, en remoto, y todo lo que hay que presentar en el Registro Mercantil de Sevilla se tramita por vía telemática.
El año de una sociedad limitada, en seis fechas
Para una sociedad con ejercicio coincidente con el año natural, que es lo habitual. Si tu ejercicio cierra en otra fecha, los plazos se desplazan.
31 de diciembre
Cierre del ejercicio. Empieza a contar casi todo lo demás.
Hasta el 31 de marzo
Los administradores formulan las cuentas anuales y la propuesta de aplicación del resultado, y las firman todos.
Hasta el 30 de abril
Legalización telemática de los libros obligatorios del ejercicio, entre ellos el de actas.
Hasta el 30 de junio
Junta general ordinaria que aprueba las cuentas, la gestión y el destino del resultado.
Un mes después de la junta
Depósito de las cuentas en el Registro Mercantil, con la declaración de titularidad real.
Todo el año
Inscribir nombramientos, ceses, poderes o cambios de domicilio cuando se producen, no años después.
Qué ocurre si las cuentas no se depositan
El efecto más inmediato es el cierre registral. Mientras el incumplimiento persista, el Registro Mercantil no inscribe casi ningún documento de la sociedad: ni un nuevo administrador, ni una ampliación de capital, ni un poder. Solo quedan fuera de ese bloqueo, entre otros, el cese o la dimisión de administradores, la revocación de poderes y la disolución.
A eso se suma el riesgo de sanción, porque el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas puede imponer multas a la sociedad que no deposita. Y hay un efecto menos visible pero igual de importante: bancos, clientes y proveedores consultan el Registro antes de trabajar con una empresa, y una sociedad sin cuentas depositadas genera desconfianza.
Si tu sociedad lleva varios ejercicios sin depositar, la solución pasa por reconstruir y aprobar las cuentas pendientes y presentarlas en orden. En la mayoría de casos la situación se puede regularizar sin más consecuencias que el trabajo de reconstruirla.
Los libros que nadie revisa hasta que hacen falta
Una sociedad limitada tiene que llevar un libro de actas, un libro registro de socios y, si es unipersonal, un libro registro de los contratos entre la sociedad y su socio único. Desde la Ley 14/2013 se llevan en formato electrónico y se legalizan por vía telemática dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio.
Parece burocracia y no lo es. El libro registro de socios es la prueba de quién es socio frente a la sociedad, y en una herencia o en una compraventa de participaciones es lo primero que se pide. El libro de actas recoge lo que se decidió y con qué votos, y un socio que impugna un acuerdo empieza por pedirlo. Cuando estos libros no existen o tienen huecos, cualquier discusión entre socios se complica, como explicamos en conflictos entre socios en Sevilla.
Cuando un socio fallece y las participaciones pasan a varios herederos
En las sociedades familiares es una situación que llega tarde o temprano. Mientras la herencia no se reparte, las participaciones del socio fallecido pertenecen en común a todos sus herederos, y la ley exige que designen a una sola persona para ejercer los derechos de socio. Si no lo hacen, nadie puede votar en su nombre y la junta pierde una parte del capital.
La gestión societaria entra justo aquí: comunicar a la sociedad la transmisión, anotarla en el libro registro de socios, comprobar si los estatutos dan a los demás socios un derecho de adquisición preferente y convocar las juntas de manera que todos los herederos queden correctamente citados. Hacerlo con orden evita impugnaciones posteriores por defectos que se podían haber previsto.
Vigilar el patrimonio neto, aunque la sociedad sea pequeña
Hay una obligación que muchos administradores de sociedades familiares desconocen. Si las pérdidas dejan el patrimonio neto por debajo de la mitad del capital social, la sociedad incurre en causa de disolución, salvo que se ponga remedio. Los administradores tienen dos meses para convocar una junta que acuerde la disolución o las medidas para eliminar la causa, como una ampliación o una reducción de capital.
Si no la convocan, responden personal y solidariamente de las deudas sociales que nazcan después. Por eso, al preparar cada año las cuentas, revisamos también esta cifra y te avisamos antes de que se convierta en un problema personal. Si la salida es reforzar los fondos propios, lo vemos en ampliaciones de capital en Sevilla.
¿No sabes si tu sociedad está al día? Empecemos por una nota simple y las últimas actas
Cargos y poderes: lo que el Registro dice de ti
En una limitada, salvo que los estatutos digan otra cosa, los administradores se nombran por tiempo indefinido. Eso es cómodo, pero hace que muchas sociedades familiares sigan teniendo inscritos administradores que ya no lo son, o que han fallecido. Mientras no se inscriba el cambio, para terceros el administrador sigue siendo el que figura en el Registro.
Lo mismo ocurre con los poderes. Un apoderado al que se le retiró la confianza conserva un poder inscrito si nadie lo revoca formalmente. Dentro de la gestión societaria revisamos qué cargos y poderes constan, cuáles deben actualizarse y preparamos las escrituras necesarias. Si además hay que cambiar algo de los propios estatutos, lo vemos con lo que contamos en estatutos sociales en Sevilla.
Cómo llevamos la secretaría de tu sociedad
Diagnóstico
Pedimos la nota del Registro y revisamos estatutos, libros y actas de los últimos años para saber de dónde partimos.
Puesta al día
Si hay ejercicios pendientes, cargos caducados o libros sin legalizar, los regularizamos por orden.
Mantenimiento anual
Preparamos convocatorias, actas y certificaciones cada año y te avisamos antes de cada plazo.
Lo que nos preguntan sobre la gestión de una sociedad
¿La gestoría no se ocupa de esto?
Muchas gestorías preparan las cuentas y las presentan, y lo hacen bien. Lo que suele quedar sin atender es la parte jurídica: convocatorias correctas, actas que reflejen lo decidido, cargos actualizados y libros al día. Trabajamos coordinados con tu gestoría.
Somos pocos socios y todos de la familia, ¿hace falta convocar la junta?
Si estáis todos de acuerdo en reuniros y en el orden del día, podéis celebrar una junta universal sin convocatoria previa. Pero hay que levantar acta y, si se aprueban las cuentas, depositarlas igual.
¿Qué pasa si la sociedad no tiene actividad?
Sigue obligada a formular y depositar cuentas mientras exista. Si ya no tiene sentido, conviene estudiar su disolución y liquidación ordenadas en lugar de dejarla abandonada.
¿Puedo llevar la gestión de una sociedad sevillana desde otra ciudad?
Sí. Las juntas pueden prepararse por correo y videollamada, y libros, cuentas y escrituras se presentan telemáticamente en el Registro Mercantil de Sevilla.
Mercedes Batanero, abogada mercantilista
Llevo la gestión societaria de pymes, sociedades familiares y startups de toda España desde Madrid. A las sociedades de Sevilla las atiendo en remoto y me desplazo si una junta lo requiere.
Mi objetivo es que el día que necesites vender, heredar o pedir financiación, tu sociedad esté lista sin tener que correr.
Colegiada ICAM 138229.